11. Projektkoordination

Mit diesem abschließenden Canvas wollen wir den Transfer unterstützen und verstetigen helfen.

Wir beginnen mit der Frage, wie ihr nun das, was ihr erkannt und beschlossen habt, in die Tat umsetzen könnt. Denn Wandel gestaltet sich nicht einfach und schnell: es braucht dafür sowohl Beständigkeit als auch Lern- und Anpassungsbereitschaft - also agiles Vorgehen. Der Canvas: Projektkoordination soll euch dabei helfen, die umzusetzenden, strategischen Maßnahmen, die ihr beim Bearbeiten der Entwicklungs-Canvase definiert habt, gut zu koordinieren. Er greift auf vieles aus den anderen Canvasen zurück; blättert also bei Unklarheiten einfach nochmal zurück durch die vorherigen Seiten.

Der Canvas verbindet drei erforderliche Betrachtungsweisen, damit aus einer Idee ein wirkungsvolles Werk werden kann:

1. Strategische Ausrichtung (Wozu? ... Vision-Mission, Werte ...)

2. Business-Case (Was für wen, wodurch? ... Team, Kunden, Ressourcen ...),

3. Agile Projektkoordination (Was genau, wann, womit? ... Fokus, Angebote, Aktionen ...)

In der Höhe ist dieser Canvas in der Brückenstruktur (siehe Phase 3 und 8) aufgebaut (unten Team/Wir, oben Zielgruppe/Ihr – dazwischen das Produkt). Alle Linien laufen bei „Wozu“ (Zweck/Vision/Mission) zusammen, denn das sollte bei all den Aktivitäten nicht aus den Augen verloren werden. Wenn einzelne Aktivitäten voranschreiten, wandern eure Aktionszettel (am besten benutzt ihr Klebezettelchen, die ihr leicht verschieben könnt) von links nach rechts.

Der Canvas bündelt also die verschiedenen Stränge, die wichtig für euer Projekt sind, hilft euch diese im Blick zu haben und euer Vorgehen abzustimmen.

Die Felder und Begriffe im Detail:

Alle Stränge sind auf eure Vision (Wie soll das Projekt die Zukunft verändern und wie sieht diese aus?) bzw. Mission (Woher kommt euer Projekt? Was treibt euch an?) ausgerichtet. Vision & Mission zusammen ergeben den Zweck (Wozu macht ihr das?). Über allem steht die Markenformel (S. 22/23): diese soll uns immer wieder daran erinnern, was das Versprechen ist, das wir erfüllen wollen.

Strang Zielgruppe: Für wen ist euer Projekt und wie macht ihr die auf euch aufmerksam? Tragt hier eure Zielgruppe und deren Not/Bedürfnisse ein. Zudem könnt ihr hier festhalten, ob und wie ihr werben wollt, um die Zielgruppe besser zu erreichen.

Stränge Produkt: Hier listet ihr eure Angebote/Produkte sowie die jeweiligen Ziele auf, die ihr damit verknüpft. Sammelt dabei einzelne Aktionen auf der linken Seite und verschiebt diese bei Vorankommen entlang der Linie nach rechts oben - ihr kommt eurem Ziel und der Vision/Mission näher! Lasst erreichte Ziele einfach bis zum nächsten “Erntefest” nahe bei der Vision/Mission hängen. So seht ihr, wie sich einzelnen Maßnahmen entwickeln, welche sich schnell vorwärts bewegen und welche stocken.

Strang Team: Hier geht es um euch. Tragt hier die verschiedenen Rollen ein, die ihr habt (bspw. wer die Administration übernimmt), ordnet sie den jeweiligen Personen zu und tragt eure Partner:innen ein. Außerdem könnt ihr hier verorten, welche (finanziellen etc.) Mittel euch zur Verfügung stehen, woher diese kommen und welche ihr in Zukunft bekommen könntet.

Strang Grundwerte: Hier geht es um eure geteilten Grundwerte. Was sind diese? Welchen Wertewandel wollt ihr erreichen? Welche Konflikte könnten sich aufgrund eurer Werte - im Team, mit Partner:innen etc. - ergeben oder bestehen bereits?

Strang Kontext: Hier geht es um das Umfeld, die Gesellschaft und die zeitlichen Rahmenbedingungen, in denen ihr mit eurem Projekt agiert. Was sind Trends und Entwicklungen, die dem Projekt zugutekommen oder auch nicht? Welche Störungen bestehen aus eurem Umfeld? Welcher Kurs resultiert daraus für das Projekt: Wie wollt ihr darauf eingehen, könnt ihr Probleme auflösen beziehungsweise Entwicklungen für euch nutzen?

Kairos: In Zusammenhang mit dem Kontext spielt auch der Kairos (siehe Phase 2) wieder eine Rolle. Ist die Zeit reif? Was ist  ein guter Moment für euer Projekt?

Wie könnt ihr mit diesen Canvas arbeiten?

Wie der Name sagt, hilft dieser bei der Projektkoordination. D.h. im Unterschied zu den bisherigen Canvasen dient er nicht der einmaligen, sondern der kontinuierlichen Arbeit. Er ist gedacht als Moderations- und Visualisierungshilfe für eure regelmäßigen Projektbesprechungen. Dazu sollte der Canvas so groß wie möglich ausgedruckt werden (A0) und so aufgehangen, dass ihr ihn leicht einsehen könnt. Der Aufwand lohnt sich, denn nun könnt ihr euer Projekt laufend im Blick behalten und steuern.

A0 passt übrigens genau auf die Innenseite einer Tür; ich verwende den Canvas z.B. an meiner Tür im Arbeitszimmer und nutze ihn
für mich selbst und für Teambesprechungen fast täglich.

Am besten arbeitet ihr dabei mit Haft-/Klebezetteln, die ihr flexibel aufbringen, verschieben und entfernen könnt. Ähnlich wie bei Scrum- und Kanban-Boards2 könnt ihr so regelmäßig abgleichen und anpassen:

1. Was könnten/sollten wir tun? Was nehmen wir uns als nächstes vor? Was ist dringend?

2. Was haben wir erreicht? Wenn nicht: Wie packen wir’s in Zukunft an? Wer braucht was dazu? Welche Art von Unterstützung braucht es?

3. Was sollten wir dafür ggf. anpassen? Und was können wir für unsere Arbeitsweise daraus lernen?

Dadurch, dass die Linien auf die Vision/Mission hinauslaufen, sollen wir uns immer wieder fragen: Wie sehr zahlt dies auf unser eigentliches Vorhaben ein? Denn häufig verliert man vor lauter „Tun!“ das „Wozu?“ aus dem Auge.

Die senkrecht eingebaute Brücken-Metapher - zwischen unten (Durch/Team) und oben (Für/Zielgruppe) - soll dabei helfen, den Fokus auf die Voraussetzungen für einen aufmerksamen Umgang mit uns und unseren Partner:innen zu richten. Denn echte Nachhaltigkeit beginnt beim achtsamen Umgang mit uns selbst und unseren Nächsten.